Vous ne savez plus par quelle tâche administrative commencer quand vous arrivez au bureau ? Vous aimeriez embaucher une secrétaire, mais vous n’avez pas le budget ? Pourquoi ne pas faire appel à une assistante administrative indépendante ? Absence de charges sociales, travail à distance, pas de besoin matériel : peu de contraintes ! Une secrétaire virtuelle avec une expérience professionnelle peut devenir votre bras droit et alléger votre charge mentale de chef d’entreprise !
Qu’est ce qu’une assistante administrative ?
En quoi consiste le métier d’assistante freelance ? Quelles tâches administratives une secrétaire indépendante peut prendre en charge ?
Une assistante indépendante peut être comparée à une assistante de direction ou à une collaboratrice administrative. La différence est qu’elle exerce son activité en indépendante et que cela lui permet une certaine liberté dans le choix de ses missions, dans la gestion de son organisation et du temps qu’elle consacre à son activité.
Elle dispose donc d’un numéro de Siret, elle peut être soumise à la tva selon le statut juridique choisi, elle doit également avoir souscrit une assurance professionnelle et respecte les règles de confidentialité de ses clients.
Il existe différentes assistantes freelances :
- L’assistante virtuelle : qui propose en général des prestations de secrétariat simple, prend en charge la gestion de vos réseaux sociaux, la prospection client, la gestion de votre agenda, de vos rendez-vous ou de votre boîte mail.
- La secrétaire indépendante : qui dispose en général d’un diplôme dans le domaine du secrétariat tel qu’un BTS SAM (ex Assistante de Direction). Elle est formée à la prise de notes rapides, à la gestion du courrier, des boîtes mails et de la relation client, elle peut organiser des événements, prendre en charge la gestion de dossier client ou la mise en place de contrat spécifique. La secrétaire indépendante travaille souvent avec des professions libérales du domaine médical en tant que secrétaire médicale, télésecrétaire ou opératrice de téléphone.
- L’assistante administrative et comptable qui dispose au minimum d’un BTS CG Comptabilité et Gestion. Cette assistante peut prendre en charge la gestion des factures, devis, relance des impayés clients, la gestion de votre trésorerie ou encore les règlements fournisseurs avec un accès à vos comptes bancaires professionnels. Véritable atout du chef d’entreprise, cette gestionnaire administrative peut prendre en charge une grande partie de votre relation client et fournisseur ainsi que votre suivi de trésorerie. C’est une assistante comptable dont vous ne pourrez plus vous passer à la longue.
Quelles tâches confier à votre assistante administrative ?
Que vous choisissiez de faire à une assistante virtuelle, une secrétaire indépendante ou une gestionnaire administrative le but sera le même pour toutes : vous faire gagner du temps, car le temps c’est votre argent !
En tant que patron de votre entreprise, votre charge mentale, votre stress, votre capacité d’absorption est à son maximum ?
Quelles tâches administratives confier à une secrétaire ?
Avant de prendre la décision de déléguer certaines tâches administratives, vous devez savoir ce que vous souhaitez confier à une assistante afin de déterminer le profil de secrétaire dont vous avez besoin.
Maîtrisez vous l’élaboration de vos factures et devis ? Avez-vous mis en place un suivi de vos règlements clients par date d’échéance ? Avez-vous une visibilité sur votre trésorerie sur les 6 prochains mois ?
Peut-être est-il nécessaire de trouver une assistante qui maîtrise les outils de facturation et la mise en place de tableaux de bord sous Excel par exemple.
Avez-vous un site internet à mettre régulièrement à jour ? WordPress n’est pas votre tasse de thé ? La rédaction de vos pages de site ou d’articles de blog vous prend tellement de temps que vous ne mettez plus à jour votre site ?
Des assistantes spécialisées dans la rédaction web SEO, et pourquoi pas ?
Devez-vous animer vos réseaux sociaux ? LinkedIn, Facebook, Instagram sont devenus des indispensables pour toute entreprise qui souhaite gagner en visibilité et avoir une présence en ligne. Qu’il s’agisse d’une page Google My business ou d’un profil entreprise LinkedIn, il est devenu indispensable d’avoir une présence en ligne avec des avis clients, des preuves sociales afin de rassurer vos potentiels clients.
Quel que soit le besoin de délégation que vous aurez identifié, si vous vous posez la question du besoin ou non de déléguer ou si vous vous sentez débordé : vous devez vous faire aider par une assistante !
Déléguer n’est pas une preuve de faiblesse, bien au contraire, cela peut être une preuve de réussite. Votre entreprise se développe et avec elle, l’administratif prend de plus en plus de place dans votre activité, mais cela vous empêche de décrocher certains contrats par manque de temps, avec une secrétaire votre charge mentale pourra être moins importante et vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier !
Les avantages à faire appel à une assistante administrative
Les avantages à déléguer à une assistante indépendante sont nombreux. Parmi les plus intéressants, on peut citer l’absence de charges sociales à payer pour votre entreprise, contrairement à une salariée assistante de direction par exemple. Pas de charges sociales, pas de contraintes de CDI, pas de bulletins de salaire à émettre : une simple facture à régler en fin de mois et c’est tout !
Assistante indépendante freelance = adaptabilité !
De même, vous pouvez contrôler le budget que vous souhaitez allouer à ce poste budgétaire. Vous ne disposez que de 125 euros par mois ? Ne prenez que 5h du temps d’une assistante indépendante, avec un logiciel de suivi de temps, elle comme vous serez sécurisez et pourrez vous faire confiance.
Vous aviez une salariée que vous avez dû renvoyer pas manque de budget ou qui est partie à la retraite ? Ne cherchez plus à la remplacer et démarrez un contrat de prestation avec une secrétaire indépendante qui pourra vous facturer à l’heure ou au forfait mensuel.
Secrétaire indépendante sans locaux = économie !
Vous n’avez pas de locaux ou de bureau à mettre à disposition d’une assistante freelance ? Aucun problème, en général les assistantes indépendantes viennent collecter les justificatifs papiers si vous n’utilisez pas de stockage sur un drive et travaillent depuis leur propre bureau. Donc après l’absence de charges sociales, vous bénéficiez d’une absence de coûts fixes liés à la location d’un local professionnel.
L’ère du virtuel est à son apogée, communication par téléphone, réunion en visioconférence, transfert de données via Google drive et stockage des justificatifs comptables sur un logiciel administratif commun : tout est possible pour travailler à distance !
Le télétravail, les relations en BtoB doivent désormais faire partie de nos habitudes de travail, les plus frileux vont devoir passer ce cap et se faire à l’idée du distanciel, cela à leur avantage au vu de la réduction des charges fixes et de l’augmentation des tarifs de ces coûts.
Mes qualités en tant qu’Assistante Administrative et comptable
« Il y a en tellement que je ne sais par laquelle commencer » dit-elle avec humilité.
Trêve de plaisanterie, je suis comptable de métier avec une expérience professionnelle de plus de 20 ans, je peux vous seconder sur de nombreux sujets.
Je suis efficace, organisée, rapide, flexible, dynamique, autonome et positive, des qualités qui sont indispensable pour aider un ou une chef(fe) d’entreprise !
Alors, n’hésitez plus, contactez-moi dès à présent afin de discuter ensemble des tâches qui vous pèsent le plus et que vous souhaiteriez déléguer !